لايتم عمل قيد اليومية لا اذا توافر له الشروط التالية
مالى : وهى جميع العمليات المالية فمثلا لا يجوز عمل قيد بشهادة الدكتوراه التى يحصل عليها صاحب المنشأة
تم فعلا : وهى العمليات التى حدثت بالفعل فلا يجوز عمل قيد بمبيعات او صفقات سوف تتم مستقبلا
يؤثر فى الميزانية : وهى العمليات الخاصة بنشاط الشركة فمثلا المصروفات الشخصية التى تتم عن طريق صاحب الشركة ولا يريد ان يدخلها ضمن مسحوباته لا قيد لها
فكرة حساب الاستاذ
كما تعلم أن الاوراق و المستندات الى تم تسجيلها فى قيود يومية تمت بطريقة متتابعة زمنيا تسجل الاول قالاول بغض النظر عن نوع الحساب ، فممكن أن نسجل قيد المبيعات ثم الرواتب ثم سداد العملاء ….وهكذا دون ترتيب وتصنيف
فهنا تظهر مشكلة … ماذا لو سألك احد عن حساب معين ( حساب عميل او البنك او…… ) والبحث فى القيود لاستخراج هذا الحساب مرهق جدا ، فحساب الاستاذ هو حساب يتم تجميع كل حساب مكرر فى القيود فى صفحة واحدة مستقل به فصفحة ( للبنك واخرى للصندوق واخرى للموردين …وهكذا ) ليتم استخراج الرصيد بسهولة منه وعدم التشتت
فكرة التسجيل بحساب الا ستاذ
نقسم صفحة حساب الاستاذ الى عدة اعمدة ( المدين – دائن – الرصيد – البيان – التاريخ )
ومثلا لو سنقوم بالتسجيل فى صفحة استاذ البنك ….
سنذهب الى القيود التى مذكور بها ح/ البنك (سوء المدينة أو الدائنة ) وبكل سهولة نأخذ المبلغ المذكور امام ( من ح / البنك او الى ح /البنك ) ونضعه تحت العمود ( المدين تحت المدين والدائن تحت الدائن ) فى صفحة استاذ البنك ونقوم باستخراج الرصيد بأيجاد الفرق بينهم ونكتب التاريخ طبعا تحت عمود التاريخ ونضع كلام معبر عن هذة العملية تحت عمود البيان
