يعد إنشاء استراتيجية فعالة لإدارة حسابات العملاء جزءًا أساسيًا في إدارة أعمال ناجحة. على الرغم من ذلك ، فإننا نعاني بشكل روتيني مع الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تفشل في اتباع نهج استراتيجي لإدارة حسابات العملاء. إن تحسين عمليات حسابات العملاء وتطويرها يجلب العديد من الفوائد إلى الشركة ، ولا تنطبق فقط على حسابات الـعملاء نفسها كما تؤثر عمليات حسابات الـعملاء المبسّطة والفعّالة أيضًا بشكل إيجابي على التسويق والمبيعات وخدمة العملاء والعمليات الإجمالية.
لذلك ، يستحق الأمر تكريس الوقت والجهد لتحسين حسابات الـعملاء.
العديد من مالكي الأعمال ، قد لا يرون على الفور ضرورة و فوائد تحسين عمليات العملاء الخاصة بحساباتهم. كما ذكر أعلاه ، ومع ذلك ، فإن القيام بذلك التحسين الجذري يمنع رأس المال العامل من الهدر ، مما يزيد من السيولة. في المقابل ، تكون الأعمال التجارية أكثر قدرة على تخفيض الديون وخفض التكاليف وزيادة نمو الأموال وفي كثير من الحالات تفوق المنافسة.
غالبًا ما يقلل أصحاب الأعمال من مخاطر وجود الحسابات المستحقة على العملاء ، على افتراض أن المخاطرة بشكل معقول بما فيه الكفاية أمر جيد تمامًا. ومع ذلك ، تؤدي ممارسات اجراءات العملاء الضعيفة إلى عدد من المشكلات للشركات. مثل منح الائتمان لعملاء غير مؤهلين للوفاء بسداد الحسابات التي فات موعد استحقاقها في الوقت المناسب ، إن ممارسات حسابات العملاء السيئة تمتص الوقت والمال والإنتاجية من العمل التجاري. وأسوأ ما في الأمر هو أن العديد من المشاكل يمكن تجنبها بسهولة.
★ الأنشطة الخمسة لتحسين إدارة حسابات العملاء-
يبدو أن تحسين عمليات حسابات العملاء أمر شاق للغاية منذ البداية. ومع ذلك ، من خلال اتباع منهجية ممنهجة لهذا الموقف ، يمكنك تنفيذ التغييرات التي ستؤدي إلى تحسينات سريعة.
من أجل راحتك ، حددنا خمسة أنشطة ، عندما يتم تحسينها بشكل صحيح ، ستعمل بشكل كبير على تحسين الأداء العام إدارة حسابات العملاء الخاصة بشركتك ، وتنتج بدورها العديد من المزايا المثيرة لعملك ككل:
١- الحفاظ على بيانات العميل الدقيقة –
مركزية قاعدة البيانات الرئيسية لضمان دقة حسابات العملاء والمعلومات هي جزء حاسم في إنشاء والحفاظ على عملية فعالة حسابات العملاء. على سبيل المثال ، يمكن أن تتسبب العناوين غير الدقيقة والخاطئة إلى تأخر المدفوعات. يجب مراجعة حسابات العملاء على أساس ثابت للتحقق من الحالات الشاذة مثل شروط الدفع غير العادية أو غير المناسبة ، وحدود الائتمان ، والخصومات وما شابه ذلك. يجب توثيق التغييرات في بيانات العميل بشكل صحيح ، ويجب وضع عناصر تحكم لمنع الأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إلى البيانات أو تحريرها.
٢- إنشاء سياسة منح ائتمان واضحة وموجزة –
في كثير من الأحيان ، تنزلق الشركات إلى العادات الائتمانية الضارة من أجل زيادة المبيعات. بالطبع ، هذا يؤدي إلى حلقة مفرغة يمكن أن تكون كارثية في النهاية للشركة. يمكن أن يكون منح الائتمان شيئًا جيدًا للغاية ، ولكن يجب إنشاء سياسة واضحة للقيام بذلك تتضمن إرشادات واضحة بشأن متى وكيفية تقييم وتجاوز حدود الائتمان ، وموعد وضع الحسابات في الانتظار ، واجراءات تقديم الطلب الائتماني للعميل. يجب إجراء مراجعات منتظمة لعملية الموافقة على الائتمان لأن الظروف دائمة التغير.
٣- إنشاء دورة مستندية فعالة للفوترة –
يجب أن تكون دورة اصدارالفواتير للعملاء دقيقة ومبسطة لتكون فعالة. فيمكن أن تسبب الأخطاء في التسعير ووحدات القياس وما شابه ذلك فسادًا خطيرًا. علاوة على ذلك ، يجب إنشاء الفواتير وإرسالها في الوقت المناسب ، ويجب أن تكون الطريقة التي يتم إصدارها متسقة ومحددة. تتمثل إحدى طرق تحسين الفوترة في أتمتة أكبر قدر ممكن منها ، لذلك لا تخف من الاعتماد على التكنولوجيا هنا. استخدم التقارير الاستثنائية لتحديد الحسابات ذات المشكلات.
٤- تشجيع التحصيلات النقدية –
عند استحقاق تحصيل الفواتير، يجب تسجيل المدفوعات بشكل صحيح. وايضا تطبيقها على الفواتير المناسبة. وإلا ، إذا نشأت نزاعات أو مشكلات لاحقًا ، فسيكون من الصعب للغاية محاولة التركيز على المشكلة الأولية. يجب أيضًا تسجيل الدفعات بسرعة للتأكد من أنك في أي لحظة تعرف الحسابات الجارية و المستحقات على العملاء. إحدى الطرق المحتملة لتحسين العملية هي تقديم عدد محدود من خيارات التعجيل بالدفع ببساطة. نشر وقبل فترة طويلة من مواعيد السداد كلما كان ذلك ممكنًا ، تجنّب إلقاء الأموال في حسابات معلقة حتى يتوفر لديك الوقت الكافي لمعرفة موقف تلكم الحسابات.
٥- تحسين عملية التحصيل –
يتم تحسين حسابات العملاء على النحو الأمثل من خلال تحصيل المدفوعات في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. عندما يتم تحصيل وتسجيل المدفوعات بشكل صحيح ، على سبيل المثال ، من السهل تحديد الحسابات المعرضة لخطر التخلف عن السداد. يجب وضع عملية محددة بوضوح للتفاوض حول خطط الدفع لضمان توافقها مع الأهداف العامة للشركة. يجب أتمتة العمليات قدر الإمكان لتقليل مخاطر حدوث أخطاء من الإدخال اليدوي.
وهنالك مقترحات كثر لادارة وتحسين حسابات العملاء
ولكن سأترك المجال هنا للاضافة من السادة المتابعين واصحاب الخبرات .
خالص تحياتي .
